What is The best effective techniques of budgeting&forecasting?

What are the best effective techniques of budgeting and forecasting?

Last, but certainly not least, is the budgeting and forecasting process. This is a crucial area of planning, for obvious reasons, and there are some important techniques that can be used to ensure this process is as smooth and accurate as possible. This section deals specifically with media budgeting rather than departmental budgeting. We will therefore not be considering the running of our department, including items such as salaries, expenses, IT costs, etc. 
 We are purely concerning ourselves with budgeting our marketing spend, including items such as media costs and agency fees. Digital marketing is an area that is very transparent. Where some marketing channels may not be able to directly attribute sales or revenue, digital channels generally can. 
 As such budgeting and forecasting accuracy expectations are high, so using solid techniques to enable you to establish this accuracy is key.

➧Master budget 

This is a document that is often used within the business to establish a budget for the coming period based on previous results. This is a static document and it would never be adjusted, no matter what results are actually seen. You, therefore, report against this as your master budget and, ultimately, you will be judged at the end of the year on performance against it. To produce this you will need to review historic performance of all of the key metrics such as conversion rates, engagement rates, and response rates. Understanding how they have performed historically, and the trend you have seen over the previous period will inform your view as to what to expect over the coming period. You also need to consider known macro factors such as seasonal changes, competition, and regulation. It should be noted that you can create your master budget based purely on aspirational goals if you choose, but this is likely to be inaccurate, difficult to measure against and not given credence by external parties such as analysts and investors.

Forecasting

Your forecast is a more fluid version of your budget and should be reassessed regularly. Monthly forecasts are fairly standard, especially within digital marketing where the updated market and business performance can be considered in close to real-time. There are several different techniques that can be used for forecasting but the most common, and the one we look at here, is the trend-based model. This technique looks at your budget alongside a 13-month rolling performance. This provides a view of your month-on-month performance and your year-on-year performance whilst showing any trends within the data and your goals from your budget. This is a fairly robust technique as it builds on solid data to make predictions. What this model does not cover, however, is any known future events. For example, if we were to forecast our sales from the paid search for August 2016 we would look back at the period from August 2015 to July 2016. We could see from this how we performed last year and see any trends since that date right up until the previous month. We can build into this our own knowledge of what has happened and we can make some predictions about August this year. But what if we know that we are repricing our products mid-month or there will be a new competitor product launching? The model does not take account of that. We, therefore, need to add a second element to this model. This second element is to review the known future. If we know that a competitor is launching a new product then we need to model the effect we think that will have on our paid search channel. Have they done this before? Has someone else done something similar before? Will they promote it on paid search? Are they well known to our consumers? Are they direct competition or will we actually be less affected than we first thought? Looking at our data and making assumptions is key to being able to model this into our forecast and therefore have an accurate view of the future.

➨Summary

There are several planning processes that can be used to ensure that your strategy is delivered – without effective planning, your strategy is unlikely to be a success. Vision-based planning enables you to have a clear, documented flow from your vision through to each individual tactical action. The real-time planning process is far less formalized and so has more flexibility. The phased approach allows you to adopt a calendar, theme or business-based structure to your timelines to ensure that you meet the integrated objectives of the business. Goals give you high-level aims that are made specific by objectives. Strategies are then formed to meet the objectives, and action plans are developed to deliver the strategies. These stages allow complete clarity at every stage of the planning process. Controls are vital to delivering your plan. Regular review, risk management, and contingency planning ensure that your plans are robust. Ensuring your people have the right skill set and the correct people are put into the correct roles is essential, as is understanding in detail the resource that is available. Finally, budgeting and forecasting accuracy ensure that your strategy can be delivered within the financial resources available, so using appropriate models for these helps to ensure that this happens.

Translate into Bengali 

বাজেট এবং পূর্বাভাসের সর্বোত্তম কার্যকর কৌশলগুলি কী কী?

শেষ, তবে অবশ্যই কম নয়, বাজেটিং এবং পূর্বাভাস প্রক্রিয়া। এটি সুস্পষ্ট কারণে পরিকল্পনার একটি গুরুত্বপূর্ণ ক্ষেত্র এবং এই প্রক্রিয়াটি যতটা সম্ভব মসৃণ এবং নির্ভুল তা নিশ্চিত করার জন্য কিছু গুরুত্বপূর্ণ কৌশল ব্যবহার করা যেতে পারে। এই বিভাগটি বিভাগীয় বাজেটিংয়ের পরিবর্তে মিডিয়া বাজেটের সাথে বিশেষভাবে কাজ করে। সুতরাং আমরা বেতন, ব্যয়, আইটি ব্যয় ইত্যাদির মতো আইটেমগুলি সহ আমাদের বিভাগ পরিচালনার বিষয়ে বিবেচনা করব না


মিডিয়া ব্যয় এবং এজেন্সি ফি ইত্যাদির আইটেম সহ আমাদের বিপণনের ব্যয়কে বাজেট করার সাথে আমরা খাঁটিভাবে নিজেরাই। ডিজিটাল বিপণন এমন একটি অঞ্চল যা অত্যন্ত স্বচ্ছ। যেখানে কিছু বিপণন চ্যানেলগুলি সরাসরি বিক্রয় বা উপার্জনকে সরাসরি গুণায় সক্ষম করতে পারে না, ডিজিটাল চ্যানেলগুলি সাধারণত এটি করতে পারে।


যেমন বাজেট এবং পূর্বাভাসের যথার্থ প্রত্যাশা বেশি, তাই আপনাকে এই নির্ভুলতাটি প্রতিষ্ঠা করতে সক্ষম করার জন্য শক্ত কৌশলগুলি ব্যবহার করা মুখ্য।

- মাস্টার বাজেট

এটি এমন একটি দস্তাবেজ যা প্রায়শই পূর্ববর্তী ফলাফলের ভিত্তিতে আগত সময়ের জন্য বাজেট প্রতিষ্ঠার জন্য ব্যবসায়ের মধ্যে ব্যবহৃত হয়। এটি একটি স্ট্যাটিক ডকুমেন্ট এবং এটি কখনই সমন্বয় করা হবে না, বাস্তবে ফলাফল যা দেখা যায় তা নয়। সুতরাং, আপনি এর বিরুদ্ধে আপনার মাস্টার বাজেট হিসাবে প্রতিবেদন করুন এবং শেষ পর্যন্ত, বছরের শেষের দিকে এর বিরুদ্ধে অভিনয়ের জন্য আপনার বিচার করা হবে এটি উত্পাদনের জন্য আপনাকে কী মেট্রিক্সের রূপান্তর হার, ব্যস্ততার হার এবং প্রতিক্রিয়া হারের মতো সমস্তগুলির ইতিহাসিক পারফরম্যান্স পর্যালোচনা করতে হবে। তারা কীভাবে ইতিহাসিকভাবে পারফরম্যান্স করেছে এবং আপনি পূর্ববর্তী সময়ের তুলনায় যে প্রবণতা দেখেছেন তা বুঝতে পেরে আসন্ন সময়ের চেয়ে কী আশা করা যায় তা আপনার দৃষ্টিভঙ্গিকে জানিয়ে দেবে। আপনার জানা ম্যাক্রো ফ্যাক্টর যেমন মৌসুমী পরিবর্তন, প্রতিযোগিতা এবং নিয়ন্ত্রণ সম্পর্কেও বিবেচনা করা উচিত। এটি লক্ষ করা উচিত যে আপনি যদি চয়ন করেন তবে নিখুঁতভাবে উচ্চাভিলাষী লক্ষ্যগুলির উপর ভিত্তি করে আপনার মাস্টার বাজেট তৈরি করতে পারেন, তবে এটি সম্ভবত সঠিক নয়, বিশ্লেষক এবং বিনিয়োগকারীদের মতো বহিরাগত পক্ষগুলির দ্বারা বিশ্বাসযোগ্যতা না দেওয়া এবং পরিমাপ করা কঠিন।

পূর্বাভাস

আপনার পূর্বাভাসটি আপনার বাজেটের আরও তরল সংস্করণ এবং নিয়মিত পুনরায় মূল্যায়ন করা উচিত। মাসিক পূর্বাভাস মোটামুটি স্ট্যান্ডার্ড, বিশেষত ডিজিটাল বিপণনের মধ্যে যেখানে আপডেট হওয়া বাজার এবং ব্যবসায়ের কার্যকারিতা রিয়েল-টাইমের কাছাকাছি বিবেচনা করা যেতে পারে। পূর্বাভাসের জন্য বিভিন্ন রকম কৌশল ব্যবহার করা যেতে পারে তবে সর্বাধিক সাধারণ এবং আমরা এখানে যা দেখি তা হ'ল ট্রেন্ড-ভিত্তিক মডেল। এই কৌশলটি 13-মাসের ঘূর্ণায়মান পারফরম্যান্সের পাশাপাশি আপনার বাজেট দেখে। এটি আপনার মাসিক-মাসিক পারফরম্যান্স এবং আপনার বাজেট থেকে ডেটা এবং আপনার লক্ষ্যগুলির মধ্যে যে কোনও প্রবণতা দেখায় তবুও আপনার বছরে পারফরম্যান্সের একটি দৃশ্য সরবরাহ করে। এটি পূর্বাভাস দেওয়ার জন্য দৃড ডেটা তৈরি করে বলে এটি যথেষ্ট শক্তিশালী কৌশল যাইহোক, এই মডেলটি কভার করে না, এটি ভবিষ্যতের কোনও জ্ঞাত ঘটনা। উদাহরণস্বরূপ, যদি আমরা আগস্ট ২০১৫ এর জন্য অর্থ প্রদানে অনুসন্ধান থেকে আমাদের বিক্রয় পূর্বাভাস দিয়ে থাকি তবে আমরা আগস্ট ২০১৫ থেকে জুলাই ২০১৬ এর সময়কালের দিকে ফিরে তাকাব। আমরা গত বছর কীভাবে এটি সম্পাদন করতে পেরেছিলাম এবং ঠিক তারিখের পরে থেকে কোনও প্রবণতা দেখতে পেলাম আগের মাস পর্যন্ত যা ঘটেছে সে সম্পর্কে আমরা আমাদের নিজস্ব জ্ঞানটি তৈরি করতে পারি এবং এই বছরের আগস্ট সম্পর্কে আমরা কিছু ভবিষ্যদ্বাণী করতে পারি। তবে যদি আমরা জানতে পারি যে আমরা আমাদের মাসের মাঝামাঝি সময়ে আমাদের পণ্যগুলি পুনরায় ছড়িয়ে দিচ্ছি বা কোনও নতুন প্রতিযোগী পণ্য চালু হবে? মডেল যে অ্যাকাউন্ট গ্রহণ করে না। আমাদের তাই এই মডেলটিতে একটি দ্বিতীয় উপাদান যুক্ত করা দরকার। এই দ্বিতীয় উপাদানটি জ্ঞাত ভবিষ্যতের পর্যালোচনা করা। যদি আমরা জানি যে প্রতিযোগী একটি নতুন পণ্য চালু করছে তবে আমাদের প্রদত্ত অনুসন্ধানের চ্যানেলে আমাদের মনে হবে এমন প্রভাবটি আমাদের মডেল করতে হবে। তারা কি আগে এই কাজ করেছে? এর আগে অন্য কেউ এরকম কিছু করেছে? তারা কি প্রদত্ত অনুসন্ধানে এটি প্রচার করবে? তারা কি আমাদের গ্রাহকদের কাছে সুপরিচিত? তারা সরাসরি প্রতিযোগিতা হয় বা আমরা কি আমাদের প্রথম ভাবার চেয়ে কম প্রভাবিত করব? আমাদের ডেটা দেখে এবং অনুমান করা আমাদের মূল ভবিষ্যদ্বাণীতে এটি মডেল করতে সক্ষম হওয়ার মূল কারণ এবং তাই ভবিষ্যতের একটি সঠিক দৃষ্টিভঙ্গি রয়েছে।

➨Summary

বেশ কয়েকটি পরিকল্পনা প্রক্রিয়া রয়েছে যা আপনার কৌশলটি সরবরাহ করা হয়েছে তা নিশ্চিত করতে ব্যবহার করা যেতে পারে - কার্যকর পরিকল্পনা ছাড়াই আপনার কৌশলটি সফল হওয়ার সম্ভাবনা কম। দৃষ্টিভিত্তিক পরিকল্পনাই আপনাকে প্রতিটি স্বতন্ত্র কৌশলগত ক্রিয়াতে আপনার দৃষ্টি থেকে একটি স্পষ্ট, ডকুমেন্টেড প্রবাহ রাখতে সক্ষম করে। আসল-সময় পরিকল্পনা প্রক্রিয়া অনেক কম আনুষ্ঠানিক এবং তাই আরও নমনীয়তা আছে। পর্যায়ের পদ্ধতিটি আপনাকে ব্যবসায়ের একীভূত উদ্দেশ্যগুলি পূরণ করে তা নিশ্চিত করার জন্য আপনাকে আপনার সময়রেখায় একটি ক্যালেন্ডার, থিম বা ব্যবসায় ভিত্তিক কাঠামো গ্রহণ করতে দেয়। লক্ষ্যগুলি আপনাকে উচ্চ-স্তরের লক্ষ্য দেয় যা লক্ষ্যগুলি দ্বারা নির্দিষ্ট করা হয়। এরপরে লক্ষ্যগুলি পূরণের জন্য কৌশলগুলি তৈরি করা হয় এবং কৌশলগুলি সরবরাহ করার জন্য অ্যাকশন প্ল্যানগুলি তৈরি করা হয়। এই পর্যায়গুলি পরিকল্পনা প্রক্রিয়ার প্রতিটি পর্যায়ে সম্পূর্ণ স্পষ্টতার অনুমতি দেয়। নিয়ন্ত্রণগুলি আপনার পরিকল্পনা প্রদানের জন্য অত্যাবশ্যক। নিয়মিত পর্যালোচনা, ঝুঁকি ব্যবস্থাপনার এবং পরিকল্পনা নিশ্চিত করে যে আপনার পরিকল্পনাগুলি দৃড। আপনার লোকদের সঠিক দক্ষতা সেট রয়েছে এবং সঠিক লোকেরা সঠিক ভূমিকা পালন করছে তা নিশ্চিত করা যেমন প্রয়োজনীয় যে সংস্থানটি বিশদভাবে বোঝা যাচ্ছে। শেষ অবধি, বাজেটিং এবং পূর্বাভাসের নির্ভুলতা নিশ্চিত করে যে আপনার কৌশলটি উপলব্ধ আর্থিক সংস্থাগুলির মধ্যে সরবরাহ করা যেতে পারে, সুতরাং এর জন্য উপযুক্ত মডেলগুলি ব্যবহার করে এটি নিশ্চিত হওয়াতে সহায়তা করে।